Правовой аудит: что это и почему он нужен компании?

Правовой аудит — совокупность аналитических мероприятий, проводимых специалистами в области права с целью выражения независимой оценки эффективности бизнес-процессов компании и выявления потенциальных угроз ее деятельности. 

Он помогает организациям сохранить свои активы и защитить их от возникновения убытков, определить сильные и слабые стороны функционирования организации и причины появления последних. Более того, в отдельных случаях именно благодаря проведению правового аудита компании удается избежать банкротства, а ее руководителям — привлечения к субсидиарной или даже уголовной ответственности.   

Правовой аудит, проводимый адвокатами и юристами АБ «ЗАЩИТА», включает в себя проведение проверочных мероприятий по следующим направлениям.

1. Правовой анализ судебных дел на предмет правильности выбранной юристами стратегии защиты (предмет иска, основания иска, формирование доказательной базы и т.п.);
2. Анализ работы юридической службы (юриста) компании на предмет оперативного и качественного взаимодействия с другими подразделениями организации;
3. Выстраивание оперативного и качественного взаимодействия между юридической службой (юристом) компании и другими подразделениями организации;
4. Правовой анализ документов (учредительные документы, корпоративные документы, хозяйственные договоры и т.д.) и документооборота компании на предмет их соответствия требованиям действующего законодательства, обычаям делового оборота и сложившейся судебной практики;
5. Кадровый аудит юристов компании (разработка чек-листов для проверки компетенций действующих юристов, поиск и подбор юриста (юристов) на вакантные должности с учетом отраслевой принадлежности Доверителя и специфики его деятельности);
6. Due diligence — составление объективного представления об объекте инвестирования, включающее в себя:

●      независимую оценку инвестиционных рисков;

●      независимую оценку объекта инвестирования;

●      всестороннее исследование деятельности компании;

●      комплексную проверку ее финансового состояния и положения на рынке.

Чтобы понять роль и значение правового аудита в оптимизации деятельности компании, предлагаем ознакомиться с одним из наших кейсов.

Описание ситуации:

В мае 2019 года был заключен договор строительного подряда между Заказчиком и Подрядчиком (далее также — Ген. подрядчик, Доверитель) о выполнении работ по капитальному ремонту общего имущества в многоквартирном доме г. Москвы, являющимся объектом культурного наследия (расположение: ЦАО). Цена договора — 98.752.280,00 рублей с уплатой аванса Подрядчику в размере 30%, т.е. 29.625.684,00 рублей.

Для исполнения договора Ген. подрядчик привлек Субподрядчика к участию в работах с поэтапным представлением ее результатов. Цена первого этапа работ составила 25% от первоначальной цены договора, заключенного между Заказчиком и Подрядчиком (т.е. 24.688.070,00 рублей) с уплатой аванса в размере 9.875.228,00 рублей.

В декабре 2019 года Субподрядчик представил Подрядчику результат первого этапа работ и направил в его адрес соответствующие акт о приемке выполненных работ КС-2 и справку о стоимости работ КС-3.

Однако руководитель Подрядчика отказался от приемки результатов работ, подписания направленных документов и перечисления на счет Субподрядчика оставшейся цены первого этапа строительства (т.е. 14.812.842,00 рублей). Более того, он потребовал вернуть переданную ранее Субподрядчику сумму аванса, но после получения отказа прекратил сотрудничество с ним (позднее Ген. подрядчик привлек к участию в ремонтных работах другого субподрядчика).

В июне 2020 года работы были завершены, а их результаты переданы Заказчику. Тогда же Подрядчику поступила претензия от прежнего Субподрядчика об уплате оставшейся суммы за выполнение работ первого этапа, т.к. в течение 1 месяца со дня получения акта приемки выполненных работ КС-2 и справки о стоимости работ КС-3 Подрядчик не направил Субподрядчику мотивированного отказа от приемки выполненных работ (в таком случае результаты работ считаются принятыми, а значит, подлежат оплате).

Срок направления мотивированного отказа был пропущен ввиду нарушения коммуникаций между подразделениями компании. По этой причине специалисты юридического отдела Подрядчика не смогли своевременно узнать о получении актов формы КС-2, КС-3 и направить в адрес Субподрядчика мотивированный отказ.     

Цель обращения в АБ «ЗАЩИТА»

Анализ работы специалистов юридического отдела Доверителя (14 чел.) и выстраивание его оперативного и качественного взаимодействия с другими подразделениями компании.

Наши действия:

Проведя анализ работы специалистов юридического отдела Доверителя (в т.ч. их взаимодействия с сотрудниками из иных отделов), мы сформировали следующие рекомендации, направленные на повышение эффективности его деятельности и выстраивание оперативного взаимодействия с другими подразделениями организации.

1. Внедрить в деятельность Доверителя систему цифрового офиса. Объединяя в себе функционал современного электронного документооборота с модулями оповещений (в том числе о поступлении претензий со стороны контрагентов и иных юридически значимых сообщений), регистра договоров, баз контрагентов и т. д., система цифрового офиса позволит наладить взаимодействие юристов с представителями иных структурных подразделений компании и контрагентами Доверителя. Кроме повышения КПД отделов и каждого сотрудника в отдельности, это поможет предупредить сбои в их слаженной работе.
2. Реорганизовать юридический отдел. Для этого необходимо преобразовать юридический отдел в департамент с формированием в его структуре отделов по приоритетным для Доверителя правовым специализациям:

-         отдел договорного права;

-         отдел корпоративного права;

-         отдел претензионно-исковой деятельности;

-         отдел по взаимодействию с государственными органами и др.

Замена «универсальных» юристов узкоспециализированными позволит им глубоко погружаться в специфику определенной отрасли (группы отраслей), отслеживать соответствующие законодательные новеллы и повышать свои профессиональные компетенции.

3. Отграничить функции юридического отдела (департамента) от функций других подразделений. Например, передать обязанности по оформлению и учету доверенностей, заполнению шаблонных форм и бланков специалистам отдела делопроизводства Доверителя.   

Результат

В течение 4,5 месяцев нам удалось внедрить предложенные изменения в организацию и деятельность Доверителя. Затем на протяжении 6 месяцев мы отслеживали показатели эффективности деятельности юридического департамента и обнаружили, что:

-         сбои в работе юристов и их взаимодействии с коллегами отсутствуют;

-         скорость выполнения юристами вновь поступающих задач увеличилась в среднем в 2,73 раза;

-         скорость принятия стратегических и тактических решений увеличилась в 3,8 раза!

Если Вы хотите защитить свою компанию от потенциальных угроз и, более того, увеличить эффективность ее деятельности в разы, обращайтесь в АБ «ЗАЩИТА»!