Ошибки и недочеты в договорах, бухгалтерской документации, работе инхаус-юристов, при защите интересов в суде и др. – это факторы риска для бизнеса. Правовой аудит же помогает защититься от них.
Как это работает – разберем на примере ООО «Ромашка».
История компании
«Ромашка» и «Лютик» заключили договор субподряда. По его условиям «Ромашка» должна была разработать электронную систему управления бизнесом заказчика. Цена договора 28,5 млн рублей.
В договоре стороны определили этапы проведения работ и размер неустойки за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств. Он составлял 0,08% от цены договора за каждый день просрочки – 23 тыс. рублей.
Из шести этапов работ только первый был выполнен в срок, остальные «Ромашка» просрочила суммарно на 451 день. После этого «Лютик» отказался от исполнения договора в одностороннем порядке и потребовал уплаты неустойки – 10,4 млн рублей.
В суде «Ромашка» утверждала, что акт о приемке работ КС-2 и справку о стоимости работ КС-3 по шестому этапу компания отправляла «Лютику» по электронной почте. Несмотря на это, суд посчитал доводы субподрядчика необоснованными и полностью удовлетворил требования «Лютика».
После этого «Ромашка» обратилась к юристам, чтобы устранить риск появления в будущем убытков, связанных с документооборотом компании.
Что сделали юристы?
Юристы проверили, насколько учредительные и корпоративные документы «Ромашки» соответствуют закону, судебной практике и
обычаям делового оборота. И вот, что обнаружили.
● Документы без указания даты подписания: договор об оказании транспортных услуг по перевозке грузов, группа путевых листов грузовых автомобилей и т.д.
● Договоры без указания срока исполнения обязательств. При возникновении спора они могут быть признаны судом незаключенными.
● В 96% случаев «Ромашка» обменивается документами с контрагентами через электронную почту. Однако такой порядок не согласован в условиях соответствующих договоров, что лишает переданные документы юридической силы.
Результат
По итогам аудита юристы подготовили правовое заключение, в котором рекомендовали «Ромашке»:
● использовать специализированные системы документооборота;
● оформить ЭЦП и применять ее при подписании электронных документов;
● принять локальный акт о порядке применения ЭЦП;
● указывать обязательные реквизиты в корпоративных документах, хозяйственных договорах и т.д.
После перечня рекомендаций юристы предложили «Ромашке» способы реализации каждого из пунктов. Это поможет защитить компанию от появления убытков и банкротства.