Описание ситуации
В мае 2019 года был заключен договор строительного подряда между Заказчиком и Подрядчиком (далее также — Ген. подрядчик, Доверитель) о выполнении работ по капитальному ремонту общего имущества в многоквартирном доме г. Москвы, являющимся объектом культурного наследия (расположение: ЦАО). Цена договора — 98.752.280,00 рублей с уплатой аванса Подрядчику в размере 30%, т.е. 29.625.684,00 рублей.

Для исполнения договора Ген. подрядчик привлек Субподрядчика к участию в работах с поэтапным представлением ее результатов. Цена первого этапа работ составила 25% от первоначальной цены договора, заключенного между Заказчиком и Подрядчиком (т.е. 24.688.070,00 рублей) с уплатой аванса в размере 9.875.228,00 рублей.

В декабре 2019 года Субподрядчик представил Подрядчику результат первого этапа работ и направил в его адрес соответствующие акт о приемке выполненных работ КС-2 и справку о стоимости работ КС-3.

Однако руководитель Подрядчика отказался от приемки результатов работ, подписания направленных документов и перечисления на счет Субподрядчика оставшейся цены первого этапа строительства (т.е. 14.812.842,00 рублей). Более того, он потребовал вернуть переданную ранее Субподрядчику сумму аванса, но после получения отказа прекратил сотрудничество с ним (позднее Ген. подрядчик привлек к участию в ремонтных работах другого субподрядчика).

В июне 2020 года работы были завершены, а их результаты переданы Заказчику. Тогда же Подрядчику поступила претензия от прежнего Субподрядчика об уплате оставшейся суммы за выполнение работ первого этапа, т.к. в течение 1 месяца со дня получения акта приемки выполненных работ КС-2 и справки о стоимости работ КС-3 Подрядчик не направил Субподрядчику мотивированного отказа от приемки выполненных работ (в таком случае результаты работ считаются принятыми, а значит, подлежат оплате).

Срок направления мотивированного отказа был пропущен ввиду нарушения коммуникаций между подразделениями компании. По этой причине специалисты юридического отдела Подрядчика не смогли своевременно узнать о получении актов формы КС-2, КС-3 и направить в адрес Субподрядчика мотивированный отказ.

Цель обращения в АБ «ЗАЩИТА»
Анализ работы специалистов юридического отдела Доверителя (14 чел.) и выстраивание его оперативного и качественного взаимодействия с другими подразделениями компании.

Наши действия
Проведя анализ работы специалистов юридического отдела Доверителя (в т.ч. их взаимодействия с сотрудниками из иных отделов), мы сформировали следующие рекомендации, направленные на повышение эффективности его деятельности и выстраивание оперативного взаимодействия с другими подразделениями организации.

1. Внедрить в деятельность Доверителя систему цифрового офиса. Объединяя в себе функционал современного электронного документооборота с модулями оповещений (в том числе о поступлении претензий со стороны контрагентов и иных юридически значимых сообщений), регистра договоров, баз контрагентов и т. д., система цифрового офиса позволит наладить взаимодействие юристов с представителями иных структурных подразделений компании и контрагентами Доверителя. Кроме повышения КПД отделов и каждого сотрудника в отдельности, это поможет предупредить сбои в их слаженной работе
2. Реорганизовать юридический отдел. Для этого необходимо преобразовать юридический отдел в департамент с формированием в его структуре отделов по приоритетным для Доверителя правовым специализациям:
   · отдел договорного права;
   · отдел корпоративного права;
   · отдел претензионно-исковой деятельности;
   · отдел по взаимодействию с государственными органами и др.
   Замена «универсальных» юристов узкоспециализированными позволит им глубоко погружаться в специфику определенной отрасли (группы отраслей), отслеживать соответствующие законодательные новеллы и повышать свои профессиональные компетенции.
3. Ограничить функции юридического отдела (департамента) от функций других подразделений. Например, передать обязанности по оформлению и учету доверенностей, заполнению шаблонных форм и бланков специалистам отдела делопроизводства Доверителя.

Результат
В течение 4,5 месяцев нам удалось внедрить предложенные изменения в организацию и деятельность Доверителя. Затем на протяжении 6 месяцев мы отслеживали показатели эффективности деятельности юридического департамента и обнаружили, что:

• сбои в работе юристов и их взаимодействии с коллегами отсутствуют;
• скорость выполнения юристами вновь поступающих задач увеличилась в среднем в 2,73 раза;
• скорость принятия стратегических и тактических решений увеличилась в 3,8 раза!

Описание ситуации
В августе 2018 года был заключен договор строительного подряда между Заказчиком (далее также — общество) и Подрядчиком (далее также — Доверитель) о выполнении проектно-изыскательных работ, разработке проектной документации и последующем строительстве нежилых зданий, строений и сооружений на территории СВАО г. Москвы. Цена договора — 34.722.836,74 рублей.

С целью обеспечить гарантии качества выполнения обусловленных договором работ стороны предусмотрели гарантийный депозит с последующим внесением на него Подрядчиком за счет собственных средств суммы в размере 5% от цены договора (т.е. 1.736.836,74 рублей). Вместе с тем условиями договора установлено правило возврата Подрядчику указанных денежных средств:

• по его письменному требованию на основании акта, подписанного сторонами и подтверждающего отсутствие претензий Заказчика к Подрядчику;
• в течение 5 лет с момента введения объекта в эксплуатацию, но не более 6 лет с даты получения положительного заключения государственной экспертизы.

В январе 2021 года общество было реорганизовано в форме слияния, о чем Заказчик соответствующим письмом уведомил Подрядчика. Факт реорганизации юристы последнего расценили как возможность вернуть гарантийный депозит на основании положений Гражданского кодекса РФ о досрочном исполнении обязательств при реорганизации юридического лица.

Нарушив претензионный порядок урегулирования сложившейся ситуации, Подрядчик обратился в суд с иском о признании права требования к Заказчику о досрочном исполнении обязательств. По итогам рассмотрения требований суд отказал в их удовлетворении на основании нижеследующего:

• на момент обращения Подрядчика с иском объект не сдан в эксплуатацию, т.е. обязательство Заказчика по возврату гарантийного депозита еще не возникло;
• Подрядчик нарушил претензионный порядок рассмотрения спора и выбрал ненадлежащий способ защиты (в т.ч. ненадлежащий предмет иска).

Описанная ситуация обнажила отсутствие у юристов Подрядчика компетенций, необходимых для обеспечения его участия в правоотношениях в области строительства.

Цель обращения в АБ «ЗАЩИТА»
Проведение кадрового аудита юристов Доверителя (9 чел.).

Наши действия
Кадровый аудит специалистов юридического отдела Доверителя мы решили провести в два этапа:

1. 1. Проведение независимой проверки компетенций (знаний, умений, навыков) действующих юристов. Мы исследовали знание специалистами не только общих и специальных положений гражданского законодательства, но и норм иных отраслей (административного, земельного, градостроительного, экологического права; гражданского и арбитражного процесса) в той мере, в какой это необходимо для обеспечения существования Доверителя как организации и его участия в градостроительных правоотношениях.
   Кроме того, в рамках независимой проверки мы изучили уровень обладания специалистов «мягкими» навыками (коммуникативные способности, умение работать в команде, тайм-менеджмент и др.), что помогло нам составить предварительное заключение по кадровому аудиту внутренних юристов Доверителя. Так, 5 из 9 специалистов были признаны не соответствующими занимаемой должности с последующим увольнением. Юристам, выдержавшим проверку, было предложено прохождение за счет средств работодателя одного из курсов повышения квалификации по следующим направлениям: «Юрист по сопровождению строительства» или «Корпоративный юрист» (2 мес., очно-заочная форма обучения).
   
2. Поиск юристов для замещения вакантных должностей. Мы сформировали техническое задание для кандидатов, провели первичный отбор, а затем и интервьюирование каждого из них.
   

Результат
За 26 дней мы провели кадровый аудит действующих юристов Доверителя (в т.ч. за 14 дней представили Доверителю новых претендентов для замещения вакантных должностей).

Более того, для обеспечения гарантии качества проведенного кадрового аудита адвокаты и юристы АБ «ЗАЩИТА» в течение 1 месяца курировали деятельность вновь вступивших в должность юристов на новом посту.

Описание ситуации
В апреле 2019 года был заключен договор субподряда между Подрядчиком (далее также — Генеральный подрядчик, общество, истец) и Субподрядчиком (далее также — ответчик, Доверитель) об оказании услуг по реализации первой очереди Автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью (далее — АСУ ФХД) Заказчика. Цена договора — 28.520.950,00 рублей.

Условия договора предусматривали выполнение работ в 6 этапов с предоставлением Генеральному подрядчику результатов выполненных работ по каждому из них в согласованный сторонами срок.

В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения договора со стороны Субподрядчика общество имеет право взыскать с него неустойку (пеню) в размере 0,08% за каждый день просрочки от цены договора (т.е. 22.816,76 рублей).

Первый этап работ был выполнен Субподрядчиком в срок; второй — с просрочкой на 32 дня; третий — с просрочкой на 71 день; четвертый — в срок; пятый — с просрочкой на 161 день; шестой — не выполнен в срок, а по истечении 394 дней Генеральный подрядчик отказался от его исполнения в одностороннем порядке с направлением Субподрядчику письменного требования (претензии) об уплате неустойки за все 658 дней допущенной им просрочки (т.е. 15.013.424,08 рублей).

Однако Субподрядчик отказался от уплаты неустойки, сославшись на отправленные им по электронной почте в адрес Генерального подрядчика акт о приемке выполненных работ КС-2 и справку о стоимости работ КС-3 по шестому этапу. Более того, к отказу Субподрядчик приложил требование об оплате результатов работ, предусмотренной договором после представления результатов шестого этапа работ.

Получив отказ, Подрядчик обратился в суд с соответствующим иском, в котором требовал взыскать неустойку с Субподрядчика. Последний предъявил встречный иск с требованием об оплате результатов работ по реализации первой очереди АСУ ФХД Заказчика, мотивировав его тем, что передача документов осуществлена в обусловленный договором срок, что подтверждается копиями соответствующих электронных документов, представленных в материалы дела. Использование же для этого электронной почты в настоящее время является обычной практикой (т.е. обычаем делового оборота). Кроме того, Подрядчик не предоставил мотивированный отказ от приемки выполненных работ (в таком случае результаты работ считаются принятыми, а значит, подлежат оплате).

Однако требования Подрядчика были удовлетворены в полном объеме, в удовлетворении требований встречного иска отказано на основании нижеследующего.

• Доводы Субподрядчика о том, что передача документов по электронной почте является обычной практикой, не основаны на доказательствах, поэтому являются необоснованными.
• Акты сдачи-приемки выполненных работ являются первичными учетными документами, а это значит, что для их составления необходимо руководствоваться положениями п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
• Условиями договора не предусматривалась возможность осуществления приемки результатов работ по электронной почте и документам, полученным по электронной почте в договоре не придано соответствующее значение.

По итогам судебного разбирательства с Субподрядчика были взысканы неустойка в размере 15.013.424,08 рублей и оплата судебной пошлины.

Описанная выше ситуация свидетельствовала о несоответствии документооборота компании требованиям действующего законодательства, обычаям делового оборота и сложившейся судебной практики.

Цель обращения в АБ «ЗАЩИТА»
Проведение правового анализа документов (корпоративных документов, хозяйственных договоров, учредительных документов и т.д.) и документооборота компании на предмет их соответствия требованиям действующего законодательства, обычаям делового оборота и сложившейся судебной практики.

Наши действия
Оценив учредительные и корпоративные документы Доверителя, хозяйственные договоры, а также ознакомившись с практикой документооборота компании, мы выявили следующие факторы потенциальных угроз нормальной деятельности Доверителя.

1. Обнаружены документы без указания даты их подписания (договор об оказании транспортных услуг по перевозке грузов, группа путевых листов грузовых автомобилей и т.д.).
   
2. 1. В ряде договоров отсутствуют сроки исполнения обязательств. Например, из содержания одного из договоров строительного подряда следует, что началом срока производства работ Доверителем является поступление на его расчетный счет соответствующей суммы денежных средств, а момент окончания работ не согласован. В подобном случае при возникновении спора относительно исполнения обязательств имеет место риск признания данного договора незаключенным в судебном порядке.
3. Имеет место устойчивая практика взаимодействия с контрагентами посредством электронного документооборота в форме передачи сообщений по электронной почте. Отметим, что условиями соответствующих договоров с контрагентами подобный формат обмена документами не был урегулирован, а это значит, что юридической силы переданные подобным образом документы не имеют. Так, имеет место риск повторного возникновения ситуации, с которой столкнулся Доверитель при осуществлении работ по реализации первой очереди АСУ ФХД Заказчика.

Результат
По итогам правового анализа документов и документооборота Доверителя мы подготовили правовое заключение. Рекомендации, изложенные в нем адвокатами и юристами АБ «ЗАЩИТА» позволят нивелировать риск возникновения потенциальных угроз благодаря:

• использованию специализированных систем электронного документооборота;
• оформлению электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП) с последующим ее применением при обмене документами с контрагентами, органами государственной власти и местного самоуправления и др.;
• принятию локального акта, определяющего сотрудника (-ов), уполномоченного (-ых) визировать электронные документы посредством ЭЦП;
• детальной разработке положений вновь принимаемых корпоративных документов, хозяйственных договоров, учредительных документов и т.д. с указанием необходимых реквизитов.